Mag een werkgever de e-mailberichten van een werknemer lezen?

Mag een werkgever de e-mailberichten van een werknemer lezen?

vraag juridisch advies

x

Meer informatie?
Maak meteen een afspraak met ons:

Hoe wilt u dat wij contact opnemen?

of

Mag een werkgever de e-mailberichten van een werknemer lezen?

Bij dit vraagstuk staan twee rechten tegenover elkaar. Enerzijds het recht op privacy van de werknemer en anderzijds het bedrijfs- en ondernemersbelang van de werkgever.

In Nederland valt de 'e-mail' onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Daarnaast heeft iedere werknemer volgens art. 8 EVRM recht op privacy en correspondentie. Die rechten gelden ook op de werkvloer.

In de Nederlandse en Europese rechtspraak zijn een aantal criteria ontwikkeld waaraan een werkgever moet voldoen wil hij rechtmatig de e-mailcorrespondentie van zijn werknemer kunnen controleren. Het gaat hier uiteraard om e-mailberichten die zich bevinden in het zakelijke e-mailaccount van de werknemer. 

Transparantiebeginsel

Allereerst moet er zijn voldaan aan het transparantiebeginsel. Dit houdt in dat het de werknemer voorafgaand aan de controle duidelijk moet zijn dat er een controle kan plaatsvinden. Manieren waarop de werkgever hieraan kan voldoen zijn bijvoorbeeld het opnemen van een controlerecht in een kantoorhandboek of interne bedrijfsrichtlijnen. De gedachte achter deze regel is dat de werknemer erop bedacht moet zijn dat bepaalde e-mails gelezen kunnen worden en op die manier vooraf voor zichzelf een afweging kan maken of hij bepaalde teksten wel of niet in een e-mail opneemt. Tevens is bij dit beginsel van belang dat de werkgever duidelijk maakt wat hij wel en niet geoorloofd acht bij zakelijke e-mailcorrespondentie.

Proportionaliteit en subsidiariteit

Als er is voldaan aan het transparantiebeginsel dan moet er ook nog voldaan worden aan de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit. Deze beginselen houden in dat een werkgever een concrete aanleiding moet hebben voor de controle. Dit kan bijvoorbeeld zijn dat hij gefundeerde verdenkingen van een overtreding heeft tegen de werknemer. Bij overtredingen kan men denken aan het overtreden van interne bedrijfsprotocollen of bijvoorbeeld een in de arbeidsovereenkomst opgenomen concurrentiebeding. 

Daarnaast is het zo dat de mate waarin gecontroleerd wordt in verhouding moet staan tot de verdenking. Werkgevers (lees:systeembeheerders) hebben vele manieren waarop zij e-mailcorrespondentie van werknemers kunnen controleren. Deze middelen dienen opbouwend toegepast te worden. Het daadwerkelijk lezen van de inhoud van e-mails is daarbij het zwaarste middel. Middelen die daarvoor toegepast kunnen worden zijn bijvoorbeeld scannen op de hoeveelheid e-mails die een bepaalde werknemer verstuurt ten opzichte van het bedrijfsgemiddelde. Daarnaast kunnen de bijlagen gescand worden. Ook kan er op bepaalde woorden en zelfs kleuren worden gescand. Op die manier kan er bijvoorbeeld, wanneer er op huidskleur wordt gescand, pornografisch materiaal worden onderschept. Zo zijn er nog veel meer manieren waarop de werkgever kan controleren voordat hij daadwerkelijk de inhoud gaat lezen. Als de werkgever deze volgorde netjes afwerkt dan zal hij ook, tegen de tijd dat hij de inhoud van de e-mails van een bepaalde werknemer gaat lezen, een concrete verdenking hebben opgebouwd. Om die reden worden de eisen van proportionaliteit en subsidiariteit in één adem genoemd. Deze versterken en verzwakken elkaar. Om te bepalen of aan deze beginselen is voldaan dient naar een combinatie van de twee gekeken te worden. 

Uiteraard ligt de bewijslast bij de werkgever. Wanneer hij stelt dat er is voldaan aan bovenstaande criteria zal hij dit ook moeten bewijzen.

Conclusie

Kort samengevat mag een werkgever de e-mails van een werknemer lezen wanneer a) vooraf kenbaar is gemaakt dat een controle kan plaatsvinden, b) er een concrete aanleiding is voor de controle en c) het lezen van de e-mails in verhouding staat tot de verdenking. 

Heeft u vragen over dit artikel?

Neem dan contact op met Advocatenkantoor Rechtdoor. Wij zijn gevestigd in Borne en hebben een bezoekadres in Almelo. Wij zijn goed bereikbaar vanuit Hengelo en Enschede.

Woont u niet in de buurt? Geen probleem wij hebben cliënten in het hele land. Alle communicatie kan telefonisch of via de mail verlopen. 

U kunt uw vraag ook via onze facebookpagina stellen. 

Wat vond u van dit artikel? 4 0