De meeste ondernemers zijn zich er inmiddels wel van bewust dat het goed is om algemene voorwaarden te hebben ze worden alleen vaak niet goed gebruikt en daar gaat het mis. Want algemene voorwaarden die op de verkeerde manier worden gebruikt zijn waardeloos. U kunt dan net zo goed geen algemene voorwaarden gebruiken.

Van toepassing verklaren

Hoewel dit logisch klinkt wordt dit in de praktijk toch vaak vergeten. Als de algemene voorwaarden niet van toepassing worden verklaard maken ze geen onderdeel uit van de overeenkomst en kunt u er geen beroep op doen.

Het van toepassing verklaren van de algemene voorwaarden doet u door in de offerte en/of de overeenkomst expliciet op te nemen dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn mits u uiteraard gebruik maakt van een offerte en/of een overeenkomst. Als de overeenkomst wordt gesloten via de website dan moet u voordat de “bestelling” definitief wordt aangeven dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn. U kan degene die de “bestelling” doet dan een vakje laten aanklikken voor akkoord. Het is belangrijk dat de algemene voorwaarden dan wel (voordat de “bestelling” definitief wordt) ingezien, opgeslagen en uitgeprint kunnen worden, dit in verband met het ter hand stellen (zie hieronder).

Ter hand stellen

Vervolgens moeten de algemene voorwaarden, in beginsel, altijd ter hand worden gesteld voor of bij het sluiten van de overeenkomst. Doet u dit niet dan zijn de algemene voorwaarden (of een beding in de algemene voorwaarden) vernietigbaar. Als de voorwaarden worden vernietigd gelden ze niet. De algemene voorwaarden moeten dus overhandigd worden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst. Wij adviseren altijd om de algemene voorwaarden al mee te sturen met een eventuele offerte. Dan ben u altijd op tijd. Wordt er geen offerte verstuurd dan altijd de algemene voorwaarden meesturen met de overeenkomst. Daarbij is het (om eventuele bewijsproblemen te voorkomen) verstandig om twee overeenkomsten op te sturen met daarbij ook twee keer de algemene voorwaarden. De algemene voorwaarden laat u vervolgens door de klant op iedere pagina paraferen. Er kan dan nooit discussie ontstaan over de vraag of de algemene voorwaarden ter hand zijn gesteld en welke versie er ter hand is gesteld. De klant heeft ze immers geparafeerd.

Op deze regel van ter handstelling zijn wel uitzonderingen (bijvoorbeeld wanneer de klant een bedrijf is waar meer dan 50 personen werken) maar het is zeker aan te bevelen om de voorwaarden altijd voor of bij het sluiten van de overeenkomst ter hand te stellen. U weet namelijk niet altijd of er sprake is van een uitzonderingssituatie.

Algemene voorwaarden op de website

Voor dienstverrichters geldt ook het volgende. De dienstverrichter kan er ook voor kiezen om (in plaats van ter hand stellen):

De algemene voorwaarden op eigen initiatief verstrekken;
Er voor te zorgen dat de algemene voorwaarden toegankelijk zijn op de plaats waar de dienst wordt verricht of de overeenkomst wordt gesloten;
De algemene voorwaarden voor de afnemer gemakkelijk elektronisch toegankelijk te maken op een door de dienstverrichter medegedeeld adres;
De algemene voorwaarden op te nemen in alle door de dienstverrichter aan de afnemer te verstrekken documenten waarin deze diensten in detail worden beschreven.

Onze voorkeur gaat er (om bewijstechnische redenen) naar uit om de algemene voorwaarden ook altijd mee te sturen met de offerte of overeenkomst (dus ter hand te stellen voor of bij het sluiten van de overeenkomst). Er is een tijd geleden een uitspraak gedaan waarin onder andere de vraag aan de orde kwam of de algemene voorwaarden gemakkelijk toegankelijk waren op een website. De gebruiker van de algemene voorwaarden moest toen gaan bewijzen dat de algemene voorwaarden op een datum in het verleden gemakkelijk toegankelijk waren via de website. Dat is een hele lastige bewijsopdracht. Die partij is daar ook niet in geslaagd. Daarnaast is het wel verstandig om de algemene voorwaarden op de website te plaatsen (zorg ervoor dat ze ook opgeslagen kunnen worden). Mocht er zich dan een keer een situatie voordoen waarin er ad hoc een overeenkomst wordt gesloten en u vergeet om de algemene voorwaarden toe te sturen dan kunt u altijd nog terugvallen op het feit dat ze op de website staan. In offertes kunt u het volgende opnemen:

“Op al onze offertes en overeenkomsten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Deze algemene voorwaarden treft u bijgaand als bijlage aan. Ook kunt u deze algemene voorwaarden inzien en opslaan via onze website websiteadres”

Andere dan de bewijstechnische reden om de algemene voorwaarden altijd mee te sturen is dat de wet niet helemaal duidelijk is. Er is in de literatuur discussie over de vraag wanneer nu wel of niet kan worden volstaan met een verwijzing naar de website.

In uw mail kunt u een link opnemen naar de algemene voorwaarden op de website met de volgende tekst:

“Op alle met (naam bedrijf) gesloten overeenkomsten en op alle door (naam bedrijf) uitgebrachte offertes zijn de algemene voorwaarden van (naam bedrijf) van toepassing. Onze algemene voorwaarden kunt u op onze website raadplegen via deze link.”

Indien de klant ook algemene voorwaarden gebruikt

Wanneer beide partijen algemene voorwaarden gebruiken kan er altijd maar één van deze twee algemene voorwaarden van toepassing zijn. In principe is het zo dat geldt: wie het eerst komt wie het eerst maalt. De algemene voorwaarden van de partij die als eerste naar zijn algemene voorwaarden verwijst zijn dus van toepassing. Belangrijk om te weten is dat een verwijzing in een offerteverzoek ook meetelt. Als een klant dus een verzoek doet om een offerte en hierbij verwijst naar zijn algemene voorwaarden die van toepassing zijn, dan is de klant als eerst en zijn in beginsel de algemene voorwaarden van de klant van toepassing. Indien dit nu het geval is dan moet u vervolgens de algemene voorwaarden van de klant uitdrukkelijk van de hand wijzen. In veel algemene voorwaarden staat een algemene bepaling opgenomen dat de algemene voorwaarden van een ander niet van toepassing zijn maar dat is niet voldoende. Er moet aan de klant expliciet gemeld worden dat de toepasselijkheid van zijn algemene voorwaarden van de hand wordt gewezen en dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn. Naar alle waarschijnlijkheid komt u vervolgens in een situatie terecht waarin de klant hetzelfde doet (dus de toepasselijkheid van uw algemene voorwaarden afwijzen) en ontkomt u er niet aan om te gaan onderhandelen over de algemene voorwaarden. Onderhandelen is natuurlijk altijd beter dan een situatie waarin de algemene voorwaarden van de klant van toepassing zijn. Over het algemeen zal het zo zijn dat als u een offerte uitbrengt u de eerste bent die naar de algemene voorwaarden verwijst. Wees er in ieder geval op bedacht dat er bij een offerte aanvraag ook verwezen kan worden naar algemene voorwaarden en dat u dan in actie moet komen.

Wel of niet deponeren

Veel bedrijven denken dat zij de algemene voorwaarden alleen maar hoeven te deponeren en dat dit voldoende is. Dat is niet waar. Deponeren heeft geen invloed op het al dan niet toepasselijk zijn van de algemene voorwaarden (die moeten altijd van toepassing worden verklaard ook als ze gedeponeerd zijn). Ook is het niet zo dat de algemene voorwaarden niet ter hand hoeven te worden gesteld als ze gedeponeerd zijn. Alleen als het onmogelijk is om de algemene voorwaarden ter hand te stellen of op een andere manier te verstrekken volstaat de mededeling dat en waar de algemene voorwaarden zijn gedeponeerd. Indien u de algemene voorwaarden deponeert dan is het voordeel hiervan dat u nooit discussie kunt krijgen over de vraag welke algemene voorwaarden van toepassing zijn wanneer ze tussentijds zijn gewijzigd. Aan de hand van de gegevens bij de kamer van koophandel of de rechtbank is dan te achterhalen welke versie van de algemene voorwaarden gold op het moment dat de overeenkomst werd gesloten. Reden om te deponeren is dus een bewijsvoordeel op het moment dat er discussie ontstaat over de vraag welke versie van de algemene voorwaarden van toepassing is. Uiteraard moeten nieuwe versies dan wel steeds gedeponeerd worden. Deponeren hoeft dus niet maar mag wel.

Samenvattend:

Het is belangrijk dat de algemene voorwaarden altijd van toepassing worden verklaard.

Ook altijd de algemene voorwaarden meesturen met de offerte (ter hand stellen) en/of de overeenkomst. Als de overeenkomst via de website wordt gesloten dan zorgen dat men akkoord gaat met die algemene voorwaarden door een vinkje te plaatsen en men de algemene voorwaarden kan opslaan en printen. De algemene voorwaarden ook opnemen op de website. Mocht het dan een keer niet lukken om de algemene voorwaarden ter hand te stellen dan heeft u de algemene voorwaarden in ieder geval op de website staan.

Mocht de klant zijn algemene voorwaarden van toepassing verklaren dan deze toepasselijkheid uitdrukkelijk van de hand wijzen en uw eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaren.

Met betrekking tot het deponeren kunt u zelf kiezen of u dat wel of niet wilt doen.

Tot slot: het is echt heel erg belangrijk om de algemene voorwaarden op de juiste wijze te gebruiken. In de praktijk gaat het daar namelijk vaak mis. Als u ze niet goed gebruikt heeft u niets aan de algemene voorwaarden.

Hoe om te gaan met algemene voorwaarden