Wat moet ik doen als mijn factuur niet wordt betaald?
Als je als ondernemer iets niet kunt gebruiken zijn het klanten die hun factuur niet betalen. Deze klanten kosten veel tijd en veel geld. Hoe zorg je er nu voor dat je zo snel en zo goedkoop mogelijk de factuur die niet wordt betaald alsnog betaald krijgt?
Wij hebben voor u gratis modelbrieven gemaakt: een herinneringsmail en aanmaningen die u kunt versturen.
Hieronder een stappenplan om zo snel en zo goedkoop mogelijk uw factuur te incasseren:
- stuur een herinnering
- bel de klant en maak afspraken
- verstuur een sommatie
- start een gerechtelijke incassoprocedure
Herinnering
Stuur zo snel mogelijk (het liefst binnen een week) nadat de betalingstermijn is verstreken een herinnering. Dat kan per mail en hoeft niet per gewone of per aangetekende post. U kunt hiervoor gebruik maken van een standaard herinneringsmail, wij hebben voor u een voorbeeld herinneringsmail gemaakt. Hanteer in die mail een betalingstermijn van een week,
Bel de klant en maak afspraken
Reageert de klant niet op uw herinneringsmail? Bel de klant dan, binnen een week, om afspraken over de betaling te maken. Het plegen van zo’n telefoontje is niet leuk en wordt daarom vaak uitgesteld. Het is echter wel belangrijk om even persoonlijk aan de bel te trekken. Meestal kunnen er in zo’n gesprek afspraken worden gemaakt over de betaling. Leg die afspraken ook altijd even schriftelijk vast (ook dat kan gewoon per mail). Spreekt u af dat er in termijnen wordt betaald? Leg de termijn duidelijk vast en neem in de mail op dat wanneer een termijn niet of niet tijdig wordt betaald de gemaakte afspraken komen te vervallen en het restant ineens opeisbaar is.
Aanmaning
Komt de klant de gemaakte afspraken niet na en blijft de factuur onbetaald? Of kunt u de klant telefonisch niet bereiken? Stuur dan een aanmaning per mail of sommatiebrief. Wij hebben twee voorbeeld aanmaningen voor u gemaakt. Een voorbeeld aanmaning die u per mail aan uw zakelijke klanten kunt toesturen en een voorbeeld aanmaning die u per brief aan uw niet zakelijke klanten kunt toesturen. In die aanmaning is opgenomen dat als er niet wordt betaald binnen de gestelde termijn dat u dan ook aanspraak maakt op de buitengerechtelijke incassokosten en de wettelijke rente. Ook wanneer u de vordering niet uitbesteedt en de incasso zelf doet kunt u aanspraak maken op deze buitengerechtelijke kosten. Ze zijn een vergoeding voor de werkzaamheden die u moet verrichten om de factuur betaald te krijgen. De reden dat wij twee verschillende voorbeeld aanmaningen hebben gemaakt is omdat er voor niet zakelijke klanten wettelijke regels gelden om aanspraak te kunnen maken op de buitengerechtelijke incassokosten. Voor zakelijke klanten gelden die wettelijke regels niet.
Betaalt de klant de factuur weer niet? Stuur dan een laatste aanmaning. Deze voorbeeld aanmaning vraagt u hier aan. In deze aanmaning maakt u ook aanspraak op de buitengerechtelijke kosten en de wettelijke rente en deelt u mee dat als er niet tijdig wordt betaald dat u dan een procedure zult starten. Het is verstandig om deze laatste aanmaning per aangetekende post te versturen, dat maakt soms net even iets meer indruk.
Gerechtelijke incassoprocedure starten
Betaalt de klant de factuur ook na deze laatste aanmaning niet? Dan zit er nog maar één ding op en dat is procederen. Is de factuur die moet worden betaald lager dan € 25.000? Dan kunt u zelf een gerechtelijke incassoprocedure starten. In een ander artikel vertellen wij u daar meer over.
Gerelateerde berichten
